La factura electrónica ya no es algo que podamos dejar para más adelante. El nuevo marco regulatorio español avanza hacia la obligación de utilizar la facturación electrónica en las operaciones entre empresarios y profesionales, y muchas empresas tendrán que adaptar sus sistemas y procesos.
El Real Decreto 238/2026 desarrolla el sistema español de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales. La norma establece los requisitos del nuevo sistema y contempla su aplicación en dos fases, pero los plazos empiezan a contar a partir de la entrada en vigor de la orden ministerial que desarrolle la solución pública de facturación electrónica.
Por eso, aunque para muchas empresas todavía no haya llegado el momento de cambiarlo todo, sí es un buen momento para saber qué implica y empezar a prepararse.
¿Qué es exactamente la factura electrónica?
Una factura electrónica no es simplemente guardar una factura en PDF o enviarla por correo electrónico.
La nueva regulación establece un sistema específico de facturación electrónica entre empresarios y profesionales, con determinados requisitos técnicos y de información. Las empresas y profesionales obligados tendrán que utilizar las vías previstas dentro del sistema español de factura electrónica, que podrán incluir plataformas privadas, la solución pública o una combinación de ambas.
Esto significa que el cambio puede afectar a algo más que al documento que recibe un cliente.
También puede implicar revisar cómo se generan las facturas, cómo se reciben las de los proveedores, qué programa utiliza la empresa, cómo se registran y cómo se controla posteriormente su estado.
¿Cuándo será obligatorio?
Esta es probablemente una de las preguntas que más se están haciendo empresas y autónomos.
Y aquí conviene no quedarse con titulares simplificados.
El Real Decreto establece que la aplicación efectiva de las nuevas obligaciones queda vinculada a la entrada en vigor de la orden ministerial que desarrollará la solución pública de facturación electrónica. A partir de ese momento, se establecen dos plazos:
- 12 meses para empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones haya superado los 8 millones de euros en el año anterior.
- 24 meses para el resto de empresarios y profesionales.
Por tanto, no todas las empresas tendrán que adaptarse exactamente al mismo tiempo.
Y precisamente por eso es importante conocer cómo afecta la normativa a cada actividad y situación concreta.
¿Qué debería empezar a revisar una empresa?
No hace falta esperar a que llegue la fecha límite para empezar a prepararse.
Una empresa puede aprovechar este periodo para revisar su sistema actual de facturación y hacerse algunas preguntas:
¿Cómo estamos generando actualmente las facturas?
¿Nuestro programa está preparado para los nuevos requisitos?
¿Cómo recibimos las facturas de nuestros proveedores?
¿Quién las revisa y valida dentro de la empresa?
¿Cómo se registran posteriormente en la contabilidad?
¿Tenemos control sobre las facturas pendientes de cobro?
Son cuestiones aparentemente sencillas, pero en una empresa con varios trabajadores, departamentos o un volumen importante de facturación, cualquier cambio puede requerir una cierta planificación.
Más que una obligación, una oportunidad para ordenar procesos
La llegada de la factura electrónica también puede ser una buena ocasión para revisar determinados procesos internos.
Muchas empresas han ido adaptando su forma de trabajar con el paso de los años: programas diferentes, facturas que llegan por distintos canales, documentos que se almacenan en diferentes lugares…
Digitalizar y ordenar este proceso puede ayudar a tener un mayor control sobre la facturación y la información económica de la empresa.
Además, el propio Real Decreto señala entre sus objetivos la reducción de la morosidad comercial y el impulso de la digitalización de las empresas, especialmente las de menor tamaño.
Pero cada empresa parte de una situación diferente.
Por eso, antes de contratar un programa o hacer cambios por nuestra cuenta, lo recomendable es analizar primero qué necesita realmente nuestro negocio.
¿Cómo puede ayudarte AITEC?
Aquí es donde creemos que una asesoría puede aportar mucho más que una simple respuesta sobre qué dice la normativa.
En AITEC podemos ayudarte a analizar cómo afecta la factura electrónica a tu empresa o actividad profesional, revisar tus necesidades desde el punto de vista fiscal y contable y orientarte sobre los pasos que conviene dar.
Además, nuestro trabajo no se limita a una única área. AITEC cuenta con departamentos especializados en asesoría fiscal, contable, laboral, auditoría, consultoría empresarial y planificación financiera, de manera que cada necesidad pueda ser atendida por el profesional especializado correspondiente.
Porque la adaptación a un cambio normativo puede tener implicaciones que van más allá de emitir una factura.
Puede afectar a la organización, a la gestión administrativa, a la contabilidad, al control de cobros e incluso a determinados procesos internos de la empresa.
¿Tienes dudas sobre la factura electrónica?
No todas las empresas tendrán que hacer lo mismo ni al mismo tiempo.
Si eres autónomo o tienes una empresa y no tienes claro cómo te afecta la nueva factura electrónica, qué tienes que adaptar o cuándo tendrás que hacerlo, puedes consultarlo con nosotros.
En AITEC estudiaremos tu situación y te ayudaremos a identificar qué necesitas y cuáles son los siguientes pasos.
No esperes a que llegue la fecha límite para empezar a prepararte.
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Contacta con AITEC y solicita una consulta. Nuestro equipo te ayudará desde el departamento especializado que corresponda.
